કાર્યક્રમ એક કલાકથી શરૂ કરીને નવ દિવસ સુધીનો હોઈ શકે છે. આવા પ્રત્યેક કાર્યક્રમનું સંચાલન એની સમયની લંબાઈ પર આધારિત હોય છે. એક કલાકના કાર્યક્રમમાં પ્રાર્થના ખુબ ટુંકી હોય એ જરૂરી છે. અને એ માટે ગાયકને સાથ આપનાર સંગીત કલાકારોની બાદબાકી કરવી જ રહી. કારણ કે મુખડાથી અંતરાની વચ્ચે આવતું સંગીત ઘણો સમય લઈ લે છે. બે-ત્રણ શ્લોક પ્રાર્થના માટે પૂરતા છે. ટૂંકા કાર્યક્રમોમાં દીપ પ્રાગટ્યની પણ બાદબાકી કરવી જોઈએ. મોટેભાગે દીપપ્રાગટ્ય વખતે સંચાલક પંખો બંધ કરવાની સૂચના આપવાનું ભુલી જાય છે. કાં તો મીણબતી ન હોય અથવા દીવાસળી ન હોય, કે પછી મીણબતી એક જ હોય અને સાત દીવેટ ને સાત મહેમાનો હોય વગેરે બાબતોના કારણે બે મિનિટનું દીપ પ્રાગટ્ય દસ મિનિટ લઈ લે છે. બંધિયાર હૉલમાં દીપપ્રાગટ્ય ટાળવું જોઈએ કારણ કે એ.સી. હોવા છતાં પણ પૂરતા પ્રમાણમાં હવા-ઉજાસની અવરજવર ન હોવાના કારણે દીવાની જ્યોત અંદરના વાતાવરણમાં રહેલા ઓક્સિજનને વાપરી નાંખે છે. આથી ગુંગળામણના કારણે ડાયસ પર શોભાયમાન મહેમાનો કે પછી સ્ટેજ કલાકારોના બેભાન થઈ જવાની ઘટના વારંવાર બને છે. સમગ્ર કાર્યક્રમ દરમિયાન એક રિધમ જળવાય એ જરૂરી હોય છે. આવી રીતે સમય બગડે એટલે શ્રોતા કે દર્શકો કાર્યક્રમની અસરમાંથી બહાર આવી જાય છે. ત્યારબાદ ફરીથી તેઓને વાતાવરણમાં લાવવા સંચાલકે નવેસરથી શબ્દો દ્વારા પરસેવો પાડવો પડે છે.
હવે આવે છે ડાયસ પર બેઠેલા મહાનુભાવોનું સ્વાગત અને પરિચય. પ્રથમ શાબ્દિક સ્વાગત થાય ત્યારબાદ પુષ્પગુચ્છ અથવા ફુલહારથી સ્વાગત થાય. તેઓનો લાંબો તેમજ બિનજરૂરી પરિચય ટાળવો જોઈએ. તેઓના વ્યક્તિત્વની ખાસ બાબતોનો જ ઉલ્લેખ થાય તો શ્રોતા/દર્શકોને એ જાણવામાં રૂચી રહે છે. તેઓનો અભ્યાસ અથવા તેઓ કેટલો સમય કયા હોદ્દા પર રહ્યા વગેરે બાબતો શ્રોતાઓ માટે કંટાળાજનક બને છે. કેટલાક કાર્યક્રમોમાં તો શરૂઆતમાં મહાનુભાવો શ્રોતાની જોડે હરોળમાં બેઠા હોય છે. ત્યારબાદ તેઓના નામોચ્ચાર થાય છે અને ભરવાડ પોતાના પાળેલા ગાય-ભેંસને હાંકે એમ સહુને સ્ટેજ પર દોરી લાવવામાં આવે છે. આ બાબત પણ સમય બગાડની જ નિશાની છે. આપણે ત્યાં મુખ્ય મહેમાનની નિશાની તેઓ સૌથી મોડા આવે તે છે. ભૂતકાળમાં નિશાળમાં હંમેશા મોડો આવનાર છોકરો જ અત્યારે મુખ્ય મહેમાન બન્યો હોય છે એ એક જુદી વાત છે. હૉલમાં અગાઉથી બધા બેસી ગયા હોય અને મહેમાનોના આવવાની રાહ જોવાતી રહે. એમાંય મહેમાનને ખુશ કરવા સંચાલક શ્રોતાવર્ગને સૂચના આપી રાખે કે જેવા મહેમાનો ખંડમાં દાખલ થાય એટલે બધાએ પોતાની જગ્યા પર ઊભા થવું અથવા બેઠા-બેઠા તાલીઓ પાડવી – કરતલ ધ્વની કરવો. આવી ખુશામત શું અનિવાર્ય છે ? હર્ષઘેલા થઈને કેટલાક આયોજકો તો શાળાના બાળકોની લાંબી હાર બનાવીને મહેમાનોના આવવાના રસ્તે હાથમાં દીવડા પકડાવીને તેઓને ઊભા કરી દે છે. કેટલાક સંચાલકો એવા હોય છે કે કાર્યક્રમ અડધો પૂરો થઈ ગયો હોય અને એ સમયે આવવામાં બાકી રહી ગયેલા કોઈ માનવંતા મહેમાન પધારે અને ત્યારે અન્ય કોઈ મહેમાનનું ભાષણ ચાલતું હોય તો એને બંધ રખાવીને આવેલા મહાનુભાવનું શાબ્દિક તેમજ ફુલહારથી સ્વાગત કરાવશે. માળામાં કોઈ મહત્વનો મણકો ગુંથવાનો રહી ગયો હોય તો માળા ગુંથાયા બાદ પણ એને એવી ચતુરાઈથી ગુંથી લેવાનો હોય કે કોઈને કશી ખબર જ ન પડે. એ જ રીતે કોઈને તકલીફ આપ્યા વિના મોડા આવેલા મહેમાનનું સન્માન કરી લેવાય.
કોઈ પણ સંજોગોમાં પ્રોટોકોલ જળવાય એ જોવાની જવાબદારી સંચાલકની છે. ફુલહારની વિધિમાં કોણ કોનું સ્વાગત કરશે એ છેલ્લે સુધી નક્કી હોતું નથી. સતત મહેમાનોની આવવા/નહિ આવવા અંગેની ફેરફારની જાણ થયા કરતી હોય છે એટલે કાર્યક્રમ શરૂ થઈ ગયા બાદ પણ સ્વાગત વિધિમાં ફેરફાર થયા કરતો હોય છે. ફુલહારથી સ્વાગત કરવા માટે એક વ્યક્તિએ ટ્રે હાથમાં રાખીને ઊભા રહેવાનું હોય છે. સંચાલક બોલે એ પ્રમાણે અન્ય એક વ્યક્તિએ ટ્રેમાં ફુલહાર અથવા પુષ્પગુચ્છ રાખવાના હોય છે. જે વ્યક્તિ ટ્રેમાં ફુલહાર કે ગુચ્છ રાખતી હોય છે એને થેલામાંથી અન્ય એક વ્યક્તિએ એ વસ્તુ શોધીને આપવાની રહે છે. આમ ટ્રે લઈ જનાર વ્યક્તિ સ્વાગત કરનાર સુધી પહોંચે છે અને મહેમાનનું સ્વાગત થાય છે. મોટે ભાગે એવું જોવામાં આવે છે કે ટ્રેનો પત્તો હોતો નથી ને કોઈ એક જણ સ્વાગત કરનારના હાથમાં પુષ્પગુચ્છ આપે છે અને સ્વાગત કરનાર એ જ પુષ્પગુચ્છ મહેમાનના હાથમાં આપે છે. આથી ખબર જ ના પડે કે કોણે કોનું સ્વાગત કર્યું ?
ઘણી વખત ડાયસ પર બિરાજમાન મહેમાનોમાંથી સંચાલક દ્વારા શરતચૂકથી કોઈનું નામ ઉચ્ચારવાનું રહી જાય છે, સંચાલક દ્વારા સ્વાગત માટે ઉચ્ચાવચ્ચતાનો ક્રમ ન જળવાય એવું પણ કોઈક વાર બને છે. ઈનામ વિતરણ કરવાનું હોય અને એ માટે ઊભા થયેલા તમામ મહેમાનો દ્વારા એકસરખું વિતરણ થવાને બદલે કોઈ એક જ મહેમાન એ કામ કરે ને અન્ય મહેમાનો એ લાભ મેળવવાથી વંચિત રહી જાય એવું પણ બને. આવા સમયે સંસ્થાના અન્ય કોઈ દક્ષ માણસે સંચાલકનું ધ્યાન દોરવું જરૂરી છે. ઘણીવાર એવું બને છે કે જેને શ્રેષ્ઠ દેખાવ બદલ ઈનામ આપવાનું હોય એ વ્યક્તિ હાજર જ ન હોય એવું બને. સંચાલક તરફથી વારંવાર ઉદઘોષણા થવા છતાં કોઈ ઈનામ લેવા માટે ન આવે તેમ છતાં સંચાલકની જડતા કાર્યક્રમમાં હાજર સંવેદનશીલ શ્રોતાઓને મુંઝવણનો અનુભવ કરાવે છે. આ તકલીફ ટાળવા માટે જેને ઈનામ મળવાનું છે એ વ્યક્તિઓ સમારંભમાં હાજર છે કે કેમ એની સ્પષ્ટતા સંચાલકે અગાઉથી કરી લેવી જરૂરી છે.
સ્વાગત અને પરિચય પૂરો થાય એટલે એક વિધિ પૂરી થઈ. અત્યાર સુધીના આ કાર્યક્રમ માટે કુલ દસ મિનિટ લેવી યોગ્ય છે. જેના બદલે ત્રીસ મિનિટ લેવામાં આવે તો સંચાલકે મોટો ગુનો કર્યો છે એમ ગણાવું જોઈએ. અને એના આ ગુના બદલ બહાર નીકળતી વખતે દરેક શ્રોતાએ તેની સાથે અચૂક હાથ મિલાવવો. માત્ર એક જ મહેમાનના સ્વાગત-સત્કારનો કાર્યક્રમ હોય તો ઘણીવાર દસ જણાની ટીમ તેઓના સ્વાગત-સત્કારની વિધિ માટે તહેનાત હોય છે. મહેમાન પોતાની જગ્યાએથી ઊભા થઈને સ્ટેજ પર આગળ આવે એટલે ટીમનો પહેલો સદસ્ય મહેમાનને ભાલે કુમકુમ તિલક કરે, બીજો ચોખા લગાડે, ત્રીજો એમની આરતી ઉતારે, ચોથો એમના ગળામાં હાર પહેરાવે, પાંચમો એમના મુખમાં પેંડો મુકે, છઠ્ઠો એમના હાથમાં શ્રીફળ આપે, સાતમો એમને ખભે શાલ ઓઢાડે, આઠમો એમને સ્મૃતિચિહ્ન આપે, નવમો એમને ભેટ આપે, અને દસમો સમારંભનો તેમજ સંસ્થાનો પ્રમુખ હોય એ પોતે જાતે એમને ભેટે. એકથી વધુ મહાનુભાવ હોય તો તેઓ માટે આ રીતે સ્વાગત ન જ કરાય.
હવે કાર્યક્રમના વિષયવસ્તુની બાબત આવે છે. જે બાબતને લઈને કાર્યક્રમનું આયોજન થયું હોય એના પર મહેમાનોની ભાષણબાજી શરૂ થાય છે. આ સમયે મહેમાનની કૉમન સેંસ પર ભરોસો રાખીને મોઘમ શબ્દોમાં ‘ફલાણી વ્યક્તિ બે શબ્દો કહેશે’ કે ‘બહુ જ ટૂંકમાં પોતાની વાત કરશે’ વગેરે કહેવાને બદલે સંચાલકે સ્પષ્ટ કહેવું કે ‘આપની વાત કહેવા માટે આપને બે મિનિટ આપવામાં આવે છે.’ જો કે ખુરશીની જેમ માઈકનું ખેંચાણ ભલભલાને વિવેક ભાન ભુલાવી દે છે. માટે સંચાલકે અત્યંત બુદ્ધિપૂર્વક કામ કરીને કોઈ પણ સંજોગોમાં સમય મર્યાદાથી વધુ સમય માટે કોઈનુંય ભાષણ ચાલવા દેવું નહિ. મહેમાનને ખોટુંય ન લાગે, શ્રોતાઓમાંથી કોઈને જાણ ન થાય એ રીતે વાઢકાપ (સર્જરી) કરી નાંખવી. અધ્યક્ષશ્રીનું ઉદબોધન સહુથી છેલ્લું આવે છે. ત્યારબાદ આભારવિધિ સિવાય કાંઈ પણ રજૂઆત થાય તો સંચાલકને એ ભૂલ ફરીથી ન થાય એનું ધ્યાન રાખવા કહેવું.
કાર્યક્રમમાં પ્રતિભાવંત વ્યક્તિઓ પોતાની કલા રજૂ કરી રહી હોય ત્યારે શ્રોતાઓ મંત્રમુગ્ધ થઈને એને માણતા હોય છે. આવા સંજોગોમાં ઘણીવાર બને છે એવું કે શ્રોતાઓ/દર્શકો કલાકારોને દાદ આપવાનું, તેઓને તાલીઓના ગડગડાટથી વધાવી લેવાનું ભુલી જાય છે ત્યારે સંચાલકે શ્રોતાઓને જુદી-જુદી રીતે પાનો ચઢાવવાનો અને કલાકારોને બિરદાવવા તેઓને તત્પર કરવાનું કામ કરવાનું રહે છે. સંચાલનની અદભૂત હથોટી ધરાવતા સંચાલક સમગ્ર કાર્યક્રમ દરમિયાન વારેવારે શેર-શાયરી, જોક્સ, રમુજી પ્રસંગો, સભામાં હાજર મહાનુભાવોના જીવનની અજીબ બાબતો વિશે વાતો કરીને શ્રોતાઓના આનંદમાં સતત વધારો કરતા રહે છે અને વાતાવરણને અત્યંત પ્રસન્ન રાખે છે. (જો કે શોકસભાની વાત જુદી છે.) મહેમાન ભાષણ કરીને બેસે એટલે કેટલાક સંચાલકો તેઓના ભાષણના મુખ્ય અંશો વિશે વાત કરે છે. શું શ્રોતાઓ બોઘા છે ? તેઓને ખબર નથી પડતી કે ભાષણમાં શું કામનું હતું ને શું બિનજરૂરી હતું ? સંચાલકે ભાષણને પુનરાવર્તિત કરવાની શું જરૂર છે ? કોઈએ ખુબ સરસ કહ્યું છે કે સંચાલક વક્તા અને શ્રોતા વચ્ચે અથવા સ્ટેજ કલાકારો અને દર્શકો વચ્ચે પ્રેમાળ લાગણીભર્યો સેતુ બાંધતી કડી છે. તેણે પોતાનું અસ્તિત્વ ઓગાળીને બન્ને પક્ષે પ્રસન્નતા વધારવાનું કાર્ય કરવાનું છે. બને તેટલા ઓછા સમયમાં પોતાનું કામ કરીને બન્ને પક્ષ વચ્ચેથી ખસી જવાનું રહે છે. શ્રોતાઓને સંચાલકની હયાતિનો અનુભવ કરાવવામાંથી પ્રયત્નપૂર્વક એણે દૂર રહેવાનું છે. રસ્તા પર વાહનચાલકને ભેંસો નડ્યા કરતી હોય એમ ઘણીવાર સંચાલકો વધુમા વધુ સમય સુધી માઈકને પોતાના હાથમાં રાખીને કલાકારો તેમજ દર્શકોને નડ્યા કરતા હોય છે.
ઘણી વખત આમંત્રિત વક્તા અત્યંત પ્રખ્યાત વ્યક્તિ હોય છે. પરંતુ સમારંભના અધ્યક્ષ સ્થાને જે-તે સંસ્થાના પ્રમુખને રાખવામાં આવ્યા હોય છે. તો કોઈ-કોઈ વખત કાર્યક્રમના અધ્યક્ષ ઉપરાંત અન્યને અતિથિ વિશેષ બનાવીને એને પણ ખુશ કરવાની નીતિ અપનાવાતી હોય છે. હવે બને એવું કે આમંત્રિત વક્તાનું વ્યાખ્યાન પુરું થાય એટલે અધ્યક્ષશ્રીનું પ્રાસંગિક ઉદબોધન આવે. અધ્યક્ષ સમજુ હોય તો વક્તાને જે વિષય પર બોલવાનું સોંપ્યું હોય એ વિષય પર એણે કરેલી વાતોને અધિકૃત ગણીને અથવા એ વિષયની અંદર પ્રવેશવાને બદલે કાર્યક્રમના આયોજન અંગે વાત કરીને વ્યાખ્યાન વિશે કોઈ પણ જાતની ટીકાટીપ્પણી કરવાથી દૂર રહેવું જોઈએ. વક્તાની તુલનામાં અધ્યક્ષશ્રીની સિનિયોરિટિ જગજાહેર હોય અને વક્તા એનાથી માહિતગાર હોય અથવા વક્તાના વ્યાખ્યાન વિશે પોતે કંઈક બોલશે એ અંગે અધ્યક્ષશ્રીએ વક્તા સાથે અગાઉથી ચર્ચા કરી હોય તો વાત જુદી છે. વક્તાએ રજૂ કરેલા વિચારો સાથે અધ્યક્ષ સંમત ન થતા હોય ત્યારે તેઓ સંયમ રાખીને મૌન જાળવે એ અપેક્ષિત છે. શ્રોતાવર્ગ પણ વક્તાના વિચારો સાથે વિરોધાભાસ ધરાવતો જોવા મળે તો અધ્યક્ષ પોતાના ઉદબોધનમાં, ‘વક્તાએ વિવાદાસ્પદ વિષયને સ્પર્શ કર્યો છે આથી સહુએ તેઓના વિચારો સાથે સંમત થવું જરૂરી નથી’ એવો ઉલ્લેખ કરી શકે. અન્યથા અધ્યક્ષીય ઉદબોધન બાદ આભારવિધિ ત્યારબાદ રાષ્ટ્રગાન અને કાર્યક્રમની પૂર્ણાહુતિ જાહેર કરવી જોઈએ.
હવે આવે છે ડાયસ પર બેઠેલા મહાનુભાવોનું સ્વાગત અને પરિચય. પ્રથમ શાબ્દિક સ્વાગત થાય ત્યારબાદ પુષ્પગુચ્છ અથવા ફુલહારથી સ્વાગત થાય. તેઓનો લાંબો તેમજ બિનજરૂરી પરિચય ટાળવો જોઈએ. તેઓના વ્યક્તિત્વની ખાસ બાબતોનો જ ઉલ્લેખ થાય તો શ્રોતા/દર્શકોને એ જાણવામાં રૂચી રહે છે. તેઓનો અભ્યાસ અથવા તેઓ કેટલો સમય કયા હોદ્દા પર રહ્યા વગેરે બાબતો શ્રોતાઓ માટે કંટાળાજનક બને છે. કેટલાક કાર્યક્રમોમાં તો શરૂઆતમાં મહાનુભાવો શ્રોતાની જોડે હરોળમાં બેઠા હોય છે. ત્યારબાદ તેઓના નામોચ્ચાર થાય છે અને ભરવાડ પોતાના પાળેલા ગાય-ભેંસને હાંકે એમ સહુને સ્ટેજ પર દોરી લાવવામાં આવે છે. આ બાબત પણ સમય બગાડની જ નિશાની છે. આપણે ત્યાં મુખ્ય મહેમાનની નિશાની તેઓ સૌથી મોડા આવે તે છે. ભૂતકાળમાં નિશાળમાં હંમેશા મોડો આવનાર છોકરો જ અત્યારે મુખ્ય મહેમાન બન્યો હોય છે એ એક જુદી વાત છે. હૉલમાં અગાઉથી બધા બેસી ગયા હોય અને મહેમાનોના આવવાની રાહ જોવાતી રહે. એમાંય મહેમાનને ખુશ કરવા સંચાલક શ્રોતાવર્ગને સૂચના આપી રાખે કે જેવા મહેમાનો ખંડમાં દાખલ થાય એટલે બધાએ પોતાની જગ્યા પર ઊભા થવું અથવા બેઠા-બેઠા તાલીઓ પાડવી – કરતલ ધ્વની કરવો. આવી ખુશામત શું અનિવાર્ય છે ? હર્ષઘેલા થઈને કેટલાક આયોજકો તો શાળાના બાળકોની લાંબી હાર બનાવીને મહેમાનોના આવવાના રસ્તે હાથમાં દીવડા પકડાવીને તેઓને ઊભા કરી દે છે. કેટલાક સંચાલકો એવા હોય છે કે કાર્યક્રમ અડધો પૂરો થઈ ગયો હોય અને એ સમયે આવવામાં બાકી રહી ગયેલા કોઈ માનવંતા મહેમાન પધારે અને ત્યારે અન્ય કોઈ મહેમાનનું ભાષણ ચાલતું હોય તો એને બંધ રખાવીને આવેલા મહાનુભાવનું શાબ્દિક તેમજ ફુલહારથી સ્વાગત કરાવશે. માળામાં કોઈ મહત્વનો મણકો ગુંથવાનો રહી ગયો હોય તો માળા ગુંથાયા બાદ પણ એને એવી ચતુરાઈથી ગુંથી લેવાનો હોય કે કોઈને કશી ખબર જ ન પડે. એ જ રીતે કોઈને તકલીફ આપ્યા વિના મોડા આવેલા મહેમાનનું સન્માન કરી લેવાય.
કોઈ પણ સંજોગોમાં પ્રોટોકોલ જળવાય એ જોવાની જવાબદારી સંચાલકની છે. ફુલહારની વિધિમાં કોણ કોનું સ્વાગત કરશે એ છેલ્લે સુધી નક્કી હોતું નથી. સતત મહેમાનોની આવવા/નહિ આવવા અંગેની ફેરફારની જાણ થયા કરતી હોય છે એટલે કાર્યક્રમ શરૂ થઈ ગયા બાદ પણ સ્વાગત વિધિમાં ફેરફાર થયા કરતો હોય છે. ફુલહારથી સ્વાગત કરવા માટે એક વ્યક્તિએ ટ્રે હાથમાં રાખીને ઊભા રહેવાનું હોય છે. સંચાલક બોલે એ પ્રમાણે અન્ય એક વ્યક્તિએ ટ્રેમાં ફુલહાર અથવા પુષ્પગુચ્છ રાખવાના હોય છે. જે વ્યક્તિ ટ્રેમાં ફુલહાર કે ગુચ્છ રાખતી હોય છે એને થેલામાંથી અન્ય એક વ્યક્તિએ એ વસ્તુ શોધીને આપવાની રહે છે. આમ ટ્રે લઈ જનાર વ્યક્તિ સ્વાગત કરનાર સુધી પહોંચે છે અને મહેમાનનું સ્વાગત થાય છે. મોટે ભાગે એવું જોવામાં આવે છે કે ટ્રેનો પત્તો હોતો નથી ને કોઈ એક જણ સ્વાગત કરનારના હાથમાં પુષ્પગુચ્છ આપે છે અને સ્વાગત કરનાર એ જ પુષ્પગુચ્છ મહેમાનના હાથમાં આપે છે. આથી ખબર જ ના પડે કે કોણે કોનું સ્વાગત કર્યું ?
ઘણી વખત ડાયસ પર બિરાજમાન મહેમાનોમાંથી સંચાલક દ્વારા શરતચૂકથી કોઈનું નામ ઉચ્ચારવાનું રહી જાય છે, સંચાલક દ્વારા સ્વાગત માટે ઉચ્ચાવચ્ચતાનો ક્રમ ન જળવાય એવું પણ કોઈક વાર બને છે. ઈનામ વિતરણ કરવાનું હોય અને એ માટે ઊભા થયેલા તમામ મહેમાનો દ્વારા એકસરખું વિતરણ થવાને બદલે કોઈ એક જ મહેમાન એ કામ કરે ને અન્ય મહેમાનો એ લાભ મેળવવાથી વંચિત રહી જાય એવું પણ બને. આવા સમયે સંસ્થાના અન્ય કોઈ દક્ષ માણસે સંચાલકનું ધ્યાન દોરવું જરૂરી છે. ઘણીવાર એવું બને છે કે જેને શ્રેષ્ઠ દેખાવ બદલ ઈનામ આપવાનું હોય એ વ્યક્તિ હાજર જ ન હોય એવું બને. સંચાલક તરફથી વારંવાર ઉદઘોષણા થવા છતાં કોઈ ઈનામ લેવા માટે ન આવે તેમ છતાં સંચાલકની જડતા કાર્યક્રમમાં હાજર સંવેદનશીલ શ્રોતાઓને મુંઝવણનો અનુભવ કરાવે છે. આ તકલીફ ટાળવા માટે જેને ઈનામ મળવાનું છે એ વ્યક્તિઓ સમારંભમાં હાજર છે કે કેમ એની સ્પષ્ટતા સંચાલકે અગાઉથી કરી લેવી જરૂરી છે.
સ્વાગત અને પરિચય પૂરો થાય એટલે એક વિધિ પૂરી થઈ. અત્યાર સુધીના આ કાર્યક્રમ માટે કુલ દસ મિનિટ લેવી યોગ્ય છે. જેના બદલે ત્રીસ મિનિટ લેવામાં આવે તો સંચાલકે મોટો ગુનો કર્યો છે એમ ગણાવું જોઈએ. અને એના આ ગુના બદલ બહાર નીકળતી વખતે દરેક શ્રોતાએ તેની સાથે અચૂક હાથ મિલાવવો. માત્ર એક જ મહેમાનના સ્વાગત-સત્કારનો કાર્યક્રમ હોય તો ઘણીવાર દસ જણાની ટીમ તેઓના સ્વાગત-સત્કારની વિધિ માટે તહેનાત હોય છે. મહેમાન પોતાની જગ્યાએથી ઊભા થઈને સ્ટેજ પર આગળ આવે એટલે ટીમનો પહેલો સદસ્ય મહેમાનને ભાલે કુમકુમ તિલક કરે, બીજો ચોખા લગાડે, ત્રીજો એમની આરતી ઉતારે, ચોથો એમના ગળામાં હાર પહેરાવે, પાંચમો એમના મુખમાં પેંડો મુકે, છઠ્ઠો એમના હાથમાં શ્રીફળ આપે, સાતમો એમને ખભે શાલ ઓઢાડે, આઠમો એમને સ્મૃતિચિહ્ન આપે, નવમો એમને ભેટ આપે, અને દસમો સમારંભનો તેમજ સંસ્થાનો પ્રમુખ હોય એ પોતે જાતે એમને ભેટે. એકથી વધુ મહાનુભાવ હોય તો તેઓ માટે આ રીતે સ્વાગત ન જ કરાય.
હવે કાર્યક્રમના વિષયવસ્તુની બાબત આવે છે. જે બાબતને લઈને કાર્યક્રમનું આયોજન થયું હોય એના પર મહેમાનોની ભાષણબાજી શરૂ થાય છે. આ સમયે મહેમાનની કૉમન સેંસ પર ભરોસો રાખીને મોઘમ શબ્દોમાં ‘ફલાણી વ્યક્તિ બે શબ્દો કહેશે’ કે ‘બહુ જ ટૂંકમાં પોતાની વાત કરશે’ વગેરે કહેવાને બદલે સંચાલકે સ્પષ્ટ કહેવું કે ‘આપની વાત કહેવા માટે આપને બે મિનિટ આપવામાં આવે છે.’ જો કે ખુરશીની જેમ માઈકનું ખેંચાણ ભલભલાને વિવેક ભાન ભુલાવી દે છે. માટે સંચાલકે અત્યંત બુદ્ધિપૂર્વક કામ કરીને કોઈ પણ સંજોગોમાં સમય મર્યાદાથી વધુ સમય માટે કોઈનુંય ભાષણ ચાલવા દેવું નહિ. મહેમાનને ખોટુંય ન લાગે, શ્રોતાઓમાંથી કોઈને જાણ ન થાય એ રીતે વાઢકાપ (સર્જરી) કરી નાંખવી. અધ્યક્ષશ્રીનું ઉદબોધન સહુથી છેલ્લું આવે છે. ત્યારબાદ આભારવિધિ સિવાય કાંઈ પણ રજૂઆત થાય તો સંચાલકને એ ભૂલ ફરીથી ન થાય એનું ધ્યાન રાખવા કહેવું.
કાર્યક્રમમાં પ્રતિભાવંત વ્યક્તિઓ પોતાની કલા રજૂ કરી રહી હોય ત્યારે શ્રોતાઓ મંત્રમુગ્ધ થઈને એને માણતા હોય છે. આવા સંજોગોમાં ઘણીવાર બને છે એવું કે શ્રોતાઓ/દર્શકો કલાકારોને દાદ આપવાનું, તેઓને તાલીઓના ગડગડાટથી વધાવી લેવાનું ભુલી જાય છે ત્યારે સંચાલકે શ્રોતાઓને જુદી-જુદી રીતે પાનો ચઢાવવાનો અને કલાકારોને બિરદાવવા તેઓને તત્પર કરવાનું કામ કરવાનું રહે છે. સંચાલનની અદભૂત હથોટી ધરાવતા સંચાલક સમગ્ર કાર્યક્રમ દરમિયાન વારેવારે શેર-શાયરી, જોક્સ, રમુજી પ્રસંગો, સભામાં હાજર મહાનુભાવોના જીવનની અજીબ બાબતો વિશે વાતો કરીને શ્રોતાઓના આનંદમાં સતત વધારો કરતા રહે છે અને વાતાવરણને અત્યંત પ્રસન્ન રાખે છે. (જો કે શોકસભાની વાત જુદી છે.) મહેમાન ભાષણ કરીને બેસે એટલે કેટલાક સંચાલકો તેઓના ભાષણના મુખ્ય અંશો વિશે વાત કરે છે. શું શ્રોતાઓ બોઘા છે ? તેઓને ખબર નથી પડતી કે ભાષણમાં શું કામનું હતું ને શું બિનજરૂરી હતું ? સંચાલકે ભાષણને પુનરાવર્તિત કરવાની શું જરૂર છે ? કોઈએ ખુબ સરસ કહ્યું છે કે સંચાલક વક્તા અને શ્રોતા વચ્ચે અથવા સ્ટેજ કલાકારો અને દર્શકો વચ્ચે પ્રેમાળ લાગણીભર્યો સેતુ બાંધતી કડી છે. તેણે પોતાનું અસ્તિત્વ ઓગાળીને બન્ને પક્ષે પ્રસન્નતા વધારવાનું કાર્ય કરવાનું છે. બને તેટલા ઓછા સમયમાં પોતાનું કામ કરીને બન્ને પક્ષ વચ્ચેથી ખસી જવાનું રહે છે. શ્રોતાઓને સંચાલકની હયાતિનો અનુભવ કરાવવામાંથી પ્રયત્નપૂર્વક એણે દૂર રહેવાનું છે. રસ્તા પર વાહનચાલકને ભેંસો નડ્યા કરતી હોય એમ ઘણીવાર સંચાલકો વધુમા વધુ સમય સુધી માઈકને પોતાના હાથમાં રાખીને કલાકારો તેમજ દર્શકોને નડ્યા કરતા હોય છે.
ઘણી વખત આમંત્રિત વક્તા અત્યંત પ્રખ્યાત વ્યક્તિ હોય છે. પરંતુ સમારંભના અધ્યક્ષ સ્થાને જે-તે સંસ્થાના પ્રમુખને રાખવામાં આવ્યા હોય છે. તો કોઈ-કોઈ વખત કાર્યક્રમના અધ્યક્ષ ઉપરાંત અન્યને અતિથિ વિશેષ બનાવીને એને પણ ખુશ કરવાની નીતિ અપનાવાતી હોય છે. હવે બને એવું કે આમંત્રિત વક્તાનું વ્યાખ્યાન પુરું થાય એટલે અધ્યક્ષશ્રીનું પ્રાસંગિક ઉદબોધન આવે. અધ્યક્ષ સમજુ હોય તો વક્તાને જે વિષય પર બોલવાનું સોંપ્યું હોય એ વિષય પર એણે કરેલી વાતોને અધિકૃત ગણીને અથવા એ વિષયની અંદર પ્રવેશવાને બદલે કાર્યક્રમના આયોજન અંગે વાત કરીને વ્યાખ્યાન વિશે કોઈ પણ જાતની ટીકાટીપ્પણી કરવાથી દૂર રહેવું જોઈએ. વક્તાની તુલનામાં અધ્યક્ષશ્રીની સિનિયોરિટિ જગજાહેર હોય અને વક્તા એનાથી માહિતગાર હોય અથવા વક્તાના વ્યાખ્યાન વિશે પોતે કંઈક બોલશે એ અંગે અધ્યક્ષશ્રીએ વક્તા સાથે અગાઉથી ચર્ચા કરી હોય તો વાત જુદી છે. વક્તાએ રજૂ કરેલા વિચારો સાથે અધ્યક્ષ સંમત ન થતા હોય ત્યારે તેઓ સંયમ રાખીને મૌન જાળવે એ અપેક્ષિત છે. શ્રોતાવર્ગ પણ વક્તાના વિચારો સાથે વિરોધાભાસ ધરાવતો જોવા મળે તો અધ્યક્ષ પોતાના ઉદબોધનમાં, ‘વક્તાએ વિવાદાસ્પદ વિષયને સ્પર્શ કર્યો છે આથી સહુએ તેઓના વિચારો સાથે સંમત થવું જરૂરી નથી’ એવો ઉલ્લેખ કરી શકે. અન્યથા અધ્યક્ષીય ઉદબોધન બાદ આભારવિધિ ત્યારબાદ રાષ્ટ્રગાન અને કાર્યક્રમની પૂર્ણાહુતિ જાહેર કરવી જોઈએ.